Toda empresa, independentemente do porte, tem de lidar com o armazenamento de documentos. Realizar o arquivamento deles da forma correta e mais segura requer organização e planejamento. Afinal, o funcionamento interno eficiente de uma empresa está diretamente ligado à sua forma de gerenciar seus documentos de forma inteligente.
Para isso, existem soluções e métodos que podem ajudar o bom desenvolvimento do negócio e minimizar os prejuízos, inclusive financeiros, advindos da falta de organização. Assim, separamos as informações mais relevantes que você precisa saber para realizar o arquivamento de documentos da sua empresa da melhor forma. Confira a seguir.
Qual a importância do arquivamento de informações em forma de documentos?
Arquivar, devidamente, informações em forma de documentos é vital para o funcionamento eficiente de uma empresa. Isso porque a organização e a segurança no armazenamento desses arquivos, em primeiro lugar, economiza tempo na procura.
Como, de modo geral, tempo é dinheiro, encontrar facilmente os documentos de que se precisa ajuda os gestores e os colaboradores a focarem em suas funções e gerarem resultados.
Além disso, quando o arquivamento é feito da forma correta, evita-se a perda de dados importantes por extravio ou deterioração, reduz-se o tempo de resposta a clientes e a solicitações internas da empresa e torna-se mais fácil manter os arquivos organizados.
Em outras palavras, o arquivamento de documentos de forma adequada é sinônimo de empresa funcionando bem. Mas para que isso seja uma constante no negócio, toda a equipe de colaboradores e de gestores precisa ser educada nos benefícios dessa prática, bem como ter rotinas de armazenamento de novos dados e de manutenção dos já arquivados.
Quais são as formas de arquivamento?
É a natureza do documento que determina a melhor forma do seu arquivamento, se física ou digital. Além disso, também é o próprio arquivo que diz o tempo que ele deve ser mantido sob os cuidados da empresa e qual é o seu descarte correto.
Por isso, é importante ter informações atualizadas sobre quais documentos estão sendo utilizados pela empresa a fim de, então, determinar a forma de arquivamento devida. A seguir, você terá as informações necessárias sobre às duas formas possíveis de armazenamento.
- Digital
O arquivamento de documentos de forma digital tem vários benefícios. O primeiro é a automatização do arquivamento, o que torna o processo muito mais rápido se comparado ao trabalho manual. Nesse sentido, há muitos sistemas e plataformas disponíveis para realizar essa tarefa.
Além disso, essa escolha diminui os riscos mais comuns do arquivamento de documentos, como extravios, deterioração pelo tempo ou por más condições do ambiente e impossibilidade de recuperação do documento perdido. Ainda, economiza espaço, facilita a busca de informações e o acesso a elas, já que os softwares podem ser utilizados por vários dispositivos e em qualquer lugar.
Quanto à segurança da informação, é possível o uso de senhas e criptografia para garantir que não haverá o vazamento dos dados ou o acesso por pessoas não autorizadas.
- Física
Alguns documentos precisam ser guardados em dependências físicas. Então, de início, um local precisa ser disponibilizado apenas para esse armazenamento. A fim de escolher o melhor lugar, que preze pela integridade dos documentos, é preciso considerar as condições do ambiente, como temperatura, ventilação, umidade e iluminação.
Ressalte-se que o local escolhido precisa ser protegido contra incêndios, enchentes e infiltrações. Depois dessa primeira etapa, é necessário disponibilizar armários, caixas e/ou pastas para a organização dos arquivos. Após isso, é importante delimitar quais colaboradores terão acesso ao espaço e qual a forma de ingressar nele, seja por uso de chaves, senhas, etc.
Embora certos documentos necessitem ser armazenados de forma física, montar e manter essa estrutura demanda trabalho e uma infraestrutura que tende a ser onerosa. Por isso, é interessante que esse modo de arquivamento seja a exceção, e não o padrão.
Ainda, é válido ressaltar que os documentos físicos também precisam de um backup, que será útil caso o original seja danificado ou perdido. O melhor lugar para guardar essa cópia é na nuvem. Devido a tudo isso, o armazenamento digital se mostra o mais adequado para o arquivamento da maioria – senão todos – dos documentos de uma empresa.
Como organizar os documentos de uma empresa?
Para realizar o arquivamento de documentos da empresa da forma certa, é preciso organizá-los antes. Por isso, separamos um passo a passo para ajudar você nisso.
- Triagem
Separe todos os documentos por sua natureza, ou seja, os administrativos, fiscais, jurídicos etc.
- Categorização
Agora separe todos os documentos em suas categorias, organizando-os por clientes, temas, datas, contratos etc.
- Nomeação
O padrão utilizado na nomeação dos arquivos facilitará a busca deles, assim, todos devem observá-lo.
Exemplo: Processo 000000-00.2019.00.00.0000 – Cliente X; 20200101 – Nota Fiscal – Cliente Y.
- Formato de arquivo
Para manter o fluxo de trabalho, é importante definir o formato padrão dos documentos.
Exemplo: PDF ou docx.
Como fazer o arquivamento de documentos?
O arquivamento de documentos da empresa da forma certa otimiza o trabalho e a gestão. Assim, para que você consiga efetivar esse armazenamento da melhor forma, separamos algumas etapas a serem seguidas. Confira a seguir.
- Localização
Após a organização dos documentos, é imprescindível que todos eles sejam guardados em um mesmo local, digital ou físico. Para isso, obedeça à distribuição de pastas, caixas e/ou armários.
- Digitalização
Reúna os documentos que podem ser transformados em digitais e digitalize-os. Após isso, organize-os na nuvem. Lembre-se de manter backups de todos eles.
- Organização do espaço físico
Com todos os documentos físicos indexados, coloque-os no local separado para o armazenamento, respeitando a catalogação de cada.
- Descarte
Após o uso dos documentos ou a perda da validade jurídica deles, é necessário realizar o descarte. Para tanto, informe o dono dos dados que isso será feito e exclua as informações, observando as normas legais de segurança.
Conclusão
Você pôde perceber como é importante realizar o arquivamento de documentos da empresa da forma certa e como deve fazê-lo com segurança. Agora é hora de colocar em prática os seus conhecimentos. Para que os seus resultados sejam ainda mais assertivos e você poupe tempo, a contratação de uma empresa especializada no armazenamento de dados e informações pode ser a melhor opção para o seu negócio.
