Gestão de Documentos: como organizar e evitar perdas de informações?
São grandes as chances de você já ter passado horas procurando um arquivo ou documento e não encontrá-lo.
Ou encontrá-lo e ter pensado “com um pouquinho mais de organização, não demoraria tanto tempo”.
É aí que podemos perceber a importância da gestão de documentos, para que o seu negócio seja bem-sucedido, eficiente e produtivo.
Ela é útil não só para organizar estes dados e facilitar o acesso a eles, mas também para a confirmação deles perante órgãos de fiscalização, para a tomada de decisões com base em relatórios e informações precisas.
E podem também auxiliar em outros processos como o planejamento orçamentário, por exemplo.
Com as dicas a seguir, você vai aprender a arquivar, organizar, digitalizar e conservar as informações importantes para sua empresa e fazer a gestão de documentos adequada.
Vamos lá?
Para que serve a gestão de documentos?
Gerir documentos é tomar uma série de medidas e cuidados para administrá-los, sejam eles físicos ou digitais, dentro de uma empresa.
Esta prática facilita a organização e o acesso por parte de quem precisar daquelas informações.
Além de estar relacionada ao cumprimento de regras previstas por lei.
Os documentos mais comuns que devem ser gerenciados são:
- contratos e acordos, conferindo se os valores e normas estão de acordo com os produtos e serviços prestados ou recebidos;
- notas fiscais, recibos e comprovantes;
- relatórios contábeis e gerenciais, compilando ações anteriores que podem auxiliar na verificação e definição de estratégias e abordagens para novas campanhas e ações;
- registros cadastrais de consumidores, verificando seus hábitos de compra e personalizando o atendimento;
- guias de recolhimento de tributos;
- cópias de documentos relativos ao trabalho e ao vínculo empregatício, etc
Dentre as responsabilidades de um gestor de arquivos e documentos, além de planejar, executar e acompanhar ações para a boa conservação destes documentos, podemos mencionar:
- o cuidado necessário para evitar prejuízos físicos aos documentos, como a higienização de papéis, pastas e armários a fim de prevenir a proliferação de manchas ou fungos;
- organizar o arquivamento dos documentos, sejam eles físicos ou digitais, seguindo um padrão definido que faça sentido;
- facilitar, a quem for necessário, a retirada ou adição de documentos, visto que eles podem ser utilizados para a tomada de decisões baseada em dados e devem ser de fácil acesso caso necessário, mas armazenados com segurança e disponibilizados para pessoas específicas.
Como fazer a gestão de documentos corretamente?
A fim de reduzir o espaço gasto com armazenamento de papéis e, logicamente, facilitar o dia a dia de todos na empresa, há alguns passos importantes que devem ser seguidos a fim de arquivar, armazenar e conservar tais dados.
1. Organize os documentos físicos
Sabemos que as versões digitais tornaram-se uma prática mais recorrente, mas muitos dos materiais importantes ainda estão fisicamente presentes, principalmente os mais antigos.
Lembre-se de que muitos deles precisam ser guardados por um período de tempo maior, de acordo com a Tabela de Temporalidade.
Contudo, ao longo do tempo, você não só pode, como deve descartar alguns documentos, visando abrir espaço para os mais recentes e não acumular informações que não são mais necessárias.
O armazenamento por nuvem, por exemplo, permite a manutenção destes documentos no sistema por um tempo maior.
Visto que não ocupam espaço físico – embora ocupem espaço digital, que eventualmente pode se tornar escasso dependendo do seu plano.
Assim, a organização espacial será sua maior aliada para fazer a gestão de documentos da sua empresa.
2. Determine um espaço e um método
Comece por reunir os documentos em um local seguro, seja uma gaveta, um armário ou uma sala designada para esta função.
Lembre-se de ordenar as pastas seguindo alguma ordem, seja ela alfabética, de relevância, de data ou outros critérios que achar necessário – e fizerem sentido para os demais funcionários da empresa.
Após esta delimitação de espaço e do padrão organizacional, utilize outras ferramentas para que os itens se mantenham organizados.
Como tabelas ou listas contendo informações como data, horário de armazenamento, relevância, validade do documento, etc.
Algumas dicas de especialistas que podem ser úteis para facilitar a gestão de documentos são:
- papéis contendo assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico;
- relatórios, pesquisas, fichas, cadastros e documentos de maior volume são melhor armazenados em formatos digitais;
- cópias de documentos ou demais papéis que não precisam ser armazenados após seu uso ou digitalização podem ser descartados.
3. Atente-se aos prazos
Certos documentos precisam ser armazenados por um tempo mínimo.
Como exemplo, podemos citar comprovantes de pagamentos, como gás, luz, telefone, etc.
Estes documentos possuem um prazo que varia de 3 meses a até 50 anos.
Já IPVA, IPTU e extratos bancários têm uma “vida útil” de 5 anos.
Comprovantes de pagamentos de obrigações previdenciárias, por sua vez, devem ser guardados por 40 anos.
Outros documentos, como recibos de aluguel, consórcios e financiamentos devem ser armazenados até o final do contrato, assim como notas fiscais devem ser conservadas até o vencimento de sua garantia.
Por fim, há documentos que possuem validade permanente, como é o caso de escrituras de imóveis, PIS e Carteira de Trabalho.
4. Considere o uso de serviços de digitalização e da GED
Digitalizar documentos pode ser um processo extremamente lento dependendo da quantidade de arquivos físicos que sua empresa possui.
É uma boa alternativa utilizar os serviços de profissionais específicos: para evitar erros que podem custar mais caro futuramente, catalogando os documentos de forma adequada e padronizada.
Empresas especializadas em digitalizar documentos podem tomar conta disto para você.
Além de escanear os arquivos, é possível tratar digitalmente as imagens, melhorando a qualidade da informação e a durabilidade do material.
Este pode ser, também, disponibilizado em plataformas digitais, facilitando o processo de buscas por registros e comparação de dados.
Além disso, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) oferece o serviço de controlar o acesso à informação, onde senhas específicas são atribuídas a cada usuário, garantindo uma maior segurança ao limitar o contato com certos dados.
Além de aumentar a eficiência de processos, otimiza o espaço e permite um maior controle sobre quem pode acessar e manusear os documentos, melhorando a gestão de documentos da organização.
5. Integre diferentes setores e estabeleça regras para o acesso
É importante que os diferentes setores da empresa participem ativamente da gestão de documentos.
Cada equipe pode possuir uma pasta ou contêiner a fim de separar o material que precisa ser arquivado, organizado ou digitalizado, posteriormente encaminhando-os para o setor ou empresa responsável pela digitalização.
Por envolver tantas pessoas de setores e interesses diferentes, faz-se necessário o estabelecimento de algumas regras para que os documentos sejam utilizados corretamente, garantindo a padronização, maior controle da gestão de documentos.
Para isto, é preciso conhecer as principais necessidades em relação ao acesso e uso dos documentos.
Então, compreenda a rotina de cada setor e qual comportamento esperado para cada funcionário, de modo que se desenvolva uma política adequada de uso.
Defina como as pessoas podem acessar essas informações, quais destas informações serão disponibilizadas a cada colaborador e quais seriam as “boas práticas” para lidar com este material.
Padronizar o modo de manuseio e transporte destes documentos reduz as chances de extravios e danificações aos documentos.
6. Faça um backup regularmente
O backup regular das informações é uma medida que amplia a segurança dos documentos, visto que quedas de energia elétrica são comuns e podem acontecer com qualquer um, gerando perdas importantes.
Além disso, vírus e ataques virtuais põem em risco a segurança destes dados.
Por este motivo, é recomendado o procedimento de backup dos arquivos digitalizados, visto que não basta salvar as informações apenas no computador.
Aqui, ressaltamos mais uma vez o serviço de armazenamento destes dados em plataformas, oferecido por empresas especializadas.
Elas permitem a realização de backups diários, assegurando seus dados.
Mas como prevenir é melhor que remediar, também é possível manter estas informações em memórias como pendrives e HDs externos.
7. Preste atenção ao nomear os arquivos
Uma dica que parece óbvia, mas pode evitar muita dor de cabeça é nomear os arquivos corretamente.
Erros de digitação podem salvar o documento em uma pasta que não se relaciona ao destino inicial, gerando uma perda grande de tempo para encontrá-lo.
Assim, nomear os arquivos da forma certa e conferir precisa ser um hábito compartilhado, de modo a otimizar as buscas e aumentar a produtividade da equipe, utilizando o tempo naquilo que é realmente necessário.
Conclusão
Dentre as inúmeras vantagens da gestão de documentos, especialmente se ela for feita ou migrada para o formato digital, são a otimização da fluidez do processo produtivo.
Tornando a sua consulta uma tarefa mais dinâmica e rápida, a organização e maior segurança dos documentos, aumentando a mobilidade, visto que plataformas digitais podem ser acessadas remotamente.
Além da facilidade de expansão do espaço de armazenamento, visto que ele não implica numa ampliação de espaço físico.
Também, uma melhor adequação a um contexto digital, onde tudo deve ser feito de forma prática e rápida.
Por isso, não tenha medo de usar a ajuda da tecnologia para otimizar seu trabalho, melhorar sua gestão de tempo e produtividade e garantir a segurança das suas informações!
E claro, conte conosco se precisar de um empurrãozinho!
